Berufsbild im Wandel
Von der Sekretärin zur Assistenz der Geschäftsleitung
Das Berufsbild einer Assistentin in Form einer Assistenz der Geschäftsführung unterlag in den letzten Jahrzehnten einem gravierenden Wandel. Früher ausschließlich als Sekretärin bezeichnet, lagen die Hauptaufgaben überwiegend im Bereich der Verwaltung und Kommunikation. Auch wenn heutzutage fast ausschließlich die weibliche Form Sekretärin, im sprachlichen Gebrauch wiederzufinden ist, steht diese Tätigkeit, wie jede andere auch, beiden Geschlechtern offen.
Bis Mitte des 19. Jahrhunderts fand man tatsächlich völlig selbstverständlich fast ausschließlich Männer, also Sekretäre, in diesem Beruf. Die Anzahl weiblicher Büroangestellter änderte sich erst im Wandel der Zeit, gegen Ende des 19. Jahrhunderts, als diese deutlich anstieg. Vom französischen Wort secrétaire abgeleitet, bezeichnete dieser Begriff einst einen Geheimschreiber, später auch Schriftführer oder Schreiber genannt. Die Wortherkunft le secret/the secret – Geheimnis – betont die Bedeutung und das vertrauensvolle Tätigkeitsfeld dieses Berufs nachweislich. Eine der Kernkompetenzen einer Sekretärin bzw. in der heutigen Zeit der Assistenz der Geschäftsleitung ist absolute Verschwiegenheit, da diese häufig Zugang zu hochsensiblen Daten besitzen.
Eine ganz besondere Beziehung: Führungskraft & Assistentin
Mehr Verantwortung und zusätzliche Kompetenzen sind die groben Merkmale der Veränderung, die über die letzten Jahrzehnte mit diesem Berufsbild einhergegangen sind. Zwar verfügt eine Assistentin grundsätzlich über die gleichen Kompetenzen wie eine Sekretärin, jedoch gehen die Aufgaben über die einer Sekretärin hinaus. Die Assistenz der Geschäftsleitung entlastet ihren Chef, indem sie alle relevant wichtigen Informationen kompensiert, eigene Lösungsansätze präsentiert und diese auch eigenständig gewichtet. Auf diesem Wege erfährt die Position neben der entlastenden Funktion auch gleichzeitig eine beratende Aufgabe.
Vertrauen ist das A und O, um zu delegieren. Viele Chefs leiden an dem „nichts abgeben können“-Syndrom und erklären automatisch die meisten Aufgaben zur „Chefsache“. Indem die Assistenzkraft in wichtige Entscheidungsprozesse mit eingebunden wird, wird gegenseitiges Vertrauen geschaffen. Die Übertragung von sukzessiven Aufgaben führt unter Umständen sogar dazu, dass sie Tätigkeiten organisierter und schneller ausführt, als der Chef selbst. Mittels CRM-Systemen optimieren Assistenzkräfte die Büroorganisation, überarbeiten und modernisieren überholte oder eingefahrene Lösungsansätze. Die gravierendsten Unterschiede zur einstigen Hochzeit der Sekretärinnen: Heutzutage arbeitet die Mehrheit der Mitarbeiter nicht mehr ein Leben lang im selben Unternehmen. Häufig, weil es oft an beruflicher Perspektive mangelt. Somit gehören Trennungen von Führungskräften und ihren Assistenzen zur normalen Berufsentwicklung. Um dieser Entwicklung entgegenzuwirken, sollten Führungspersönlichkeiten das Vertrauensverhältnis ausbauen, indem sie ihren Assistenzkräften bspw. berufliche Weiterentwicklungen anbieten.
Berufsbeschreibung Assistenz der Geschäftsleitung
In erster Linie müssen Assistenzen über Fachkenntnisse und unternehmerisches Verständnis verfügen. Des Weiteren zeichnen Soft Skills wie Loyalität, Stressresistenz und Empathie das heutige Berufsbild aus. Als erste Ansprechpartnerin im Unternehmen gehören repräsentative Pflichten zur Außenwirkung der Firma genauso zu den Assistenzaufgaben, wie die erforderlichen Fähigkeiten: serviceorientiertes Denken, Diplomatie und Kundenorientierung. Um die Personalkosten möglichst gering zu halten, organisieren Assistenzen nicht selten parallel den Arbeitsalltag mehrerer Führungskräfte.
Die meisten Assistentinnen finden über den kaufmännischen Bildungsweg in Unternehmen. Ausbildungen zur Kauffrau für Bürokommunikation oder auch zur Fachangestellten im selben Berufsfeld können erfolgreiche Voraussetzungen zur Assistenz der Geschäftsleitung sein. Häufig wird für Assistenzstellen jedoch bereits ein Studium vorausgesetzt. Auch Quereinsteiger, die mit organisatorischen Fähigkeiten glänzen, haben gute Chancen.
Anforderungen für Assistenzanwärter(innen)
- Außergewöhnlich gutes Organisationstalent
- Zweit- bzw. Drittsprachenkenntnisse (möglichst fließend)
- Hohe Belastbarkeit
- Selbstständigkeit
- Mustergültige Deutschkenntnisse
- Loyalität, Durchsetzungsvermögen und Diskretion
- Durchsetzungsvermögen
- Diskretion
- Bereitschaft, selbständig zu entscheiden
- Kunden- und Serviceorientierung
- Sicher im Umgang mit MS-Office
- Fundierte Internetkenntnisse
- EDV-Skills (CRM- und Datenbanksysteme)
- Unternehmerisches Verständnis
- Marketingkenntnisse
- Hohes Verständnis für Zeit- und Selbstmanagement
- Team- und Kommunikationsfähigkeit bei Projektarbeiten
- Hohe Flexibilität & Kreativität
- Gute Allgemeinbildung
Ein großer Erfahrungsschatz, inklusive langjähriger Unternehmenserfahrung, ist das große Hauptmerkmal, über das eine Assistenz der Geschäftsführung verfügt. Sie war häufig direkt in Management-Entscheidungen bei Besprechungen sowie auf Dienstreisen involviert und hat zahlreiche Unternehmensprojekte bewältigt.
Häufig als Vertrauensperson des Unternehmens gesehen, verfügt sie über wertvolle Informationen zum alltäglichen, geregelten Geschäftsablauf. Zwar zeichnen sie Diskretion und Verschwiegenheit aus, jedoch ist sie vor allem für neuere Kollegen oft die erste Anlaufstelle für Insiderwissen.
Als Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Führungsetage kennt sie stets beide Seiten des Unternehmens und spielt grundsätzlich eine wichtige Rolle. Da sie in engem Kontakt zu Vorgesetzten und gleichermaßen Kollegen steht, hat sie häufig die Funktion als Bindeglied und Schnittstelle zu bewältigen. Meist kommen Mitarbeiter mit Anfragen oder Problemen oft zuerst auf sie zu. Ein gutes Verhältnis zur rechten Hand vom Chef kann somit einige Vorteile bringen!
Die Assistenz der Geschäftsleitung ist nur EIN assistierendes Berufsfeld. Wir bei der Prokontex GmbH bieten Ihnen zusätzlich zahlreiche andere Jobangebote wie die Assistenz im Office Management, HR-Assistant, Teamassistenz oder Empfangsassistent.
