Was macht ein kaufmännischer Sachbearbeiter?

Als kaufmännischer Sachangestellter sind Sie in den Bereichen Verwaltung, Produkthandel, Spedition, Personal-, Finanz- und Rechnungswesen tätig. Typische Aktivitäten umfassen jegliche Organisation, Abwicklung von Korrespondenz, Rechnungsstellung, Telefondienst und Beratung.

Kaufmännische Sachbearbeiter sind sowohl im Innendienst als auch im Außendienst von Unternehmen beschäftigt. Die Mitarbeiter der Personalabteilung, des Vertriebs, der Buchhaltung, Auftragsabwicklung sowie des Qualitätsmanagements profitieren von der Mitarbeit kaufmännischer Sachbearbeiter. Im mittleren als auch gehobenen Dienst öffentlicher Verwaltungen sind ebenfalls kaufmännische Sachbearbeiter zu finden.

Je nach Fachrichtung und Ausrichtung gehören die unterschiedlichsten Aufgabenspektren zum Tätigkeitsfeld eines Sachbearbeiters

In nahezu allen Fachbereichen gibt es jedoch grundlegende Tätigkeiten, die für alle kaufmännischen Sachbearbeiter anfallen. Diese sind unter anderem:

  • Das Kalkulieren und Erstellen von Angeboten
  • Bereichsspezifische Büro- und Verwaltungstätigkeiten
  • Kunden und Mitarbeiterkommunikation (schriftlich & telefonisch)
  • Das Erfassen von Aufträgen
  • Geschäftlich relevante Informationen sammeln, analysieren und auswerten
  • Das Einpflegen von Stammdaten
  • Statistikpflege

Je nach Fachrichtung und Einsatzgebiet können jedoch auch besondere Anforderungen notwendig sein:

  • Fundierte Kenntnisse in buchhalterischen Angelegenheiten werden bei kaufmännischen Sachbearbeitern vorausgesetzt.
  • Bei Auftragssachbearbeitern liegen das Verfolgen von Aufträgen, Kontrollieren von Rechnungen und Lieferstatus sowie die Rechnungsstellung und -prüfung im Vordergrund.
  • Ist der Sachbearbeiter für die Auftragsabwicklung zuständig, kalkuliert er hauptsächlich Preise & Kosten und pflegt gleichzeitig Daten im ERP-System ein. Unter Umständen ist er zusätzlich für den Versand im Inland und den Export über Spediteure zuständig.
  • Um die Qualität von Produkten, Services & Prozessen sicherzustellen, benötigt das Unternehmen einen Sachbearbeiter für Qualitätsmanagement.
  • Das Erfassen, Prüfen und Pflegen von Produkt- als auch Personaldaten sowie Ersatzteil-, Material-, Lieferanten- und Kundenstammdaten sind Aufgaben eines Sachbearbeiters im Datenmanagement.
  • Ein Exportsachbearbeiter benötigt Know-how in rechtlichen Rahmenbedingungen des In- und Auslands, um Handelsprozesse planen und entsprechend ausführen zu können.
  • Für die Bereiche Disposition, Einkauf und Transport muss der Sachbearbeiter Logistik in den Bereichen Verwaltung und Sachbearbeitung gut ausgebildet sein.
  • Die Abwicklung von eingehenden Aufträgen gehört zu den Hauptaufgaben eines Vertriebssachbearbeiters in der Vertriebs- bzw. Sales-Abteilung.

Welches Gehalt erwartet Sie als kaufmännischer/e Sachbearbeiter/in?

So weitläufig und vielfältig das Einsatzgebiet eines kaufmännischen Sachbearbeiters sein kann, genauso unterschiedlich kann die Bezahlung ausfallen. Während es in der freien Wirtschaft enorme Gehaltsunterschiede gibt, erfolgt die Bezahlung in der öffentlichen Verwaltung nach Tarif. Grundsätzlich kann man sagen, dass das Gehalt von der Größe des Unternehmens abhängig ist. Ein weiterer, entscheidender Faktor ist die eigene Erfahrung und letztendlich die tatsächlichen Aufgaben des angebotenen Jobprofils. 

In der Regel liegt das Durchschnittsgehalt zwischen 2.000 € und 3.000 €. Vorhandene Erfahrung kann sich genauso positiv auf das Gehalt auswirken wie mögliche Spezialisierungen. Wie in jedem Beruf verbessern kontinuierliche Weiterbildungen die Chancen auf ein höheres Gehalt. 

Wie wird man eigentlich kaufmännischer Sachbearbeiter?

Da es sich beim kaufmännischen Sachbearbeiter um keinen klassischen Ausbildungsberuf handelt, sind zahlreiche Job-Skills erforderlich, um sich als kaufmännische Fachkraft zu qualifizieren. Der sichere Umgang mit diversen Softwarelösungen ist genauso wichtig wie Zuverlässigkeit und präzises Arbeiten. Da die meisten Unternehmen eine kaufmännische Berufsausbildung voraussetzen, ist eine Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann oder bspw. Industriekauffrau/Industriekaufmann von Vorteil. Aber auch andere kaufmännische Berufszweige werden diesbezüglich von Firmen gerne angenommen. 

Kaufmännischer Sachbearbeiter – und was kommt danach?

Immer neue Tätigkeiten geben kaufmännischen Angestellten immer neue Möglichkeiten. Das Bemühen um stetige Fortbildung sollte deshalb nie zu kurz kommen. Entsprechende Schulungen können so bspw. zu Fortbildungen in den Bereichen Buchhaltung, Rechnungswesen oder IT führen. Auch im Bereich Customer-Service besteht die Möglichkeit sich weiterzubilden und zukünftig entsprechend im Bereich Kundenbetreuung tätig zu werden.

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