Was macht eigentlich eine Teamassistenz?

von Prokontex Personalberatung in Blog 09/03/2016 0 Kommentare

Oft ist es ja so. Da liest man „Teamassistenz gesucht“ und denkt: „Klingt spannend, darauf bewerbe ich mich!“ Doch was steckt genau hinter einer Teamassistenz und für wen eignet sich eine solche Stelle besonders? Im Folgenden wollen wir versuchen, diese Fragen zu beantworten und Ihnen einen Eindruck zu vermitteln, worauf Personaler bei der Bewerbung zur Teamassistenz Wert legen und worauf diese besonders achten.

Welche Aufgaben Sie als Teamassistenz erwarten

Die Aufgaben einer Teamassistenz bestehen im Wesentlichen in der Unterstützung des unmittelbaren Vorgesetzten, wie einem Abteilungsleiter oder einem Teamleiter, oder eines kleineren Teams bei verschiedenen Aufgaben. Ihre Aufgabe ist es, für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes zu sorgen.  Hierbei kann sie für die Geschäftskorrespondenz verantwortlich sein und klassische Sekretariatsaufgaben, wie z.B. Schreibarbeiten, die Bearbeitung von Dokumenten oder die allgemeine Verwaltung übernehmen. Sie bereitet Besprechungen und Meetings vor, koordiniert Termine, erstellt Präsentationen und unterstützt das Team oder den Vorgesetzten sowohl bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie der anschließenden Reisekostenabrechnung. Auch die Büroorganisation oder die Planung von Firmenveranstaltungen und Events kann in ihrem Verantwortungsbereich fallen, genauso wie die Erstellung von Rechnungen und deren Prüfung.

Welche Voraussetzungen Teamassistenzen mitbringen sollten

Eine solche Stelle eignet sich sowohl für Berufsanfänger als auch für Personen, die bereits erste Erfahrungen im Assistenzbereich sammeln konnten.  Als Voraussetzung sollten Sie eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise zur Fremdsprachenkorrespondentin bzw. zum Fremdsprachenkorrespondenten (Fremdsprachenkorrespondenz) erfolgreich abgeschlossen haben. Bei einer Teamassistenz in einer Kanzlei oder einer Unternehmensberatung ist hingegen eine Ausbildung zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten notwendig. Aufgrund der zunehmenden Internationalität von Unternehmen, steht auch die Teamassistentin oder der Teamassistent zunehmend mit Kunden, Klienten, Mandanten und Ansprechpartnern auf der ganzen Welt in Kontakt. Aus diesem Grund sollte sie oder er die englische Sprache fließend beherrschen – sowohl in Wort und Schrift. Neben Englisch sind weitere Fremdsprachen, wie z.B. Französisch, Spanisch oder Italienisch, ein großer Pluspunkt bei der Bewerbung. Im Umgang mit den gängigen Microsoft Office Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook ist sie bzw. er routiniert.

Die Persönlichkeit und Arbeitsweise einer Teamassistenz

Eine Teamassistentin oder ein Teamassistent ist empathisch und ein echtes Kommunikationstalent.  Im täglichen Kontakt zu Kunden sind sie stets freundlich, wortgewandt und bestechen mit einer tadellosen Ausdrucksweise. Im Umgang mit ihren Kollegen zeichnen sie sich zusätzlich durch ihre Teamfähigkeit aus. Bei ihren Aufgaben und Projekten verlieren sie nie den Überblick und sind top organisiert. Sie arbeiten gewissenhaft, selbstständig und strukturiert. Weiterhin zeichnet sich eine Teamassistenz durch ein hohes Maß an Belastbarkeit, die Fähigkeit Verantwortung zu übernehmen sowie ihr sicheres Auftreten aus.

Sie sind an einer Stelle im Assistenzbereich interessiert? Dann finden Sie hier alle Stellenangebote im Office Management. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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