Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Empfang (Empfangsassistenz) können für den ersten Eindruck, den ein Unternehmen bei Besuchern und Anrufern hinterlässt, essenziell sein. Doch was sollte man für den Einstieg in die Assistenz mitbringen und welche Aufgaben sind im Tagesgeschäft zu erwarten? Wir geben Ihnen im Folgenden einen Überblick.
WELCHE AUFGABEN HAT EIN(E) EMPFANGSASSISTENT/IN?
Empfangsassistenzen sind in nahezu jedem größeren Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen zu finden. Generell ist es jedoch die Aufgabe einer Empfangsassistenz, die Erreichbarkeit sicherzustellen und eine „Willkommensatmosphäre“ zu schaffen. Die Koordination von Terminen und Meetings, die Wahrnehmung von allgemeinen Sekretariatsaufgaben und die Büroorganisation gehören zu ihrer täglichen Arbeitsroutine. Darüber hinaus unterstützt sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Erstellung von Dokumenten oder der Bedienung von technischen Geräten wie dem Kopierer, Drucker oder Faxgerät. Je nach Unternehmen können die Aufgaben aber auch variieren. Hin und wieder kann es daher vorkommen, dass Empfangsassistenzen ebenso in die Planung und Organisation von Veranstaltungen und Reisen oder sogar in kleinere Projekte eingebunden werden.
ANFORDERUNGEN & VORAUSSETZUNGEN ALS EMPFANGSASSISTENZ
Als erster Ansprechpartner haben Sie immer ein Lächeln auf den Lippen. Im Umgang mit Kunden, Mitarbeitern, Mandanten, Gästen und anderen Besuchern sind Sie eloquent und freundlich, schließlich tragen Sie entscheidend zum ersten Eindruck bei, den diese vom Unternehmen gewinnen. Auch auf ein gepflegtes Erscheinungsbild der Empfangsassistenz sowie sehr gute Umgangsformen legen Unternehmen großen Wert.
Bei Ihrer täglichen Arbeit sind Sie absolut zuverlässig, aufmerksam und sowohl im persönlichen Gespräch als auch am Telefon ein guter Zuhörer.
Sie sorgen dafür, dass Informationen dort ankommen, wo Sie hingehören und kennen die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen. Dafür kennen Sie sich bestens mit den gängigen MS Office Anwendungen und ganz besonders mit dem Telefon und seinen Funktionen aus. Eine gewisse Bestimmtheit und Durchsetzungsvermögen sind in diesem Job unerlässlich. Im Idealfall erstreckt sich die Kommunikationsfähigkeit einer Empfangsassistenz neben Deutsch noch über weitere Sprachen, wie z. B. Englisch, Spanisch oder Französisch.
Sie haben eine Vorliebe für Ordnung im Büro und verlieren auch in stressigen Situationen nie den Überblick. Das Telefon klingelt, ein Kunde steht vor Ihnen und der Postbote wartet auf seine Unterschrift – kein Problem für Sie. Sie können sich strukturieren und sind geübt im Multitasking. Dabei vergessen Sie nie Ihre natürliche Freundlichkeit.
Innerhalb der verschiedenen Arten von Assistenzen, die sich neben ihren Aufgaben vor allem in der Berufserfahrung, in der Ausbildung und im Gehalt unterscheiden, bildet die Empfangsassistenz eine gute Einstiegsposition. Um als Empfangsassistenz zu arbeiten, sollten Sie eine Ausbildung erfolgreich abgeschlossen haben. Die Arbeit eignet sich dabei für Berufsanfänger und für Quereinsteiger mit ersten Erfahrungen in einem dienstleistungsorientierten Bereich (Hotellerie, Gastronomie, Service etc.) gleichermaßen.
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