Was macht eigentlich ein Auftragssachbearbeiter (w/m)?

von Prokontex Personalberatung in Blog 12/05/2016 0 Kommentare

Kaufmännische Auftragssachbearbeiter (w/m) sind gefragt und ihr Aufgabenspektrum ist, je nach Unternehmen, groß. Doch was genau macht eine Mitarbeiterin / ein Mitarbeiter in der Auftragssachbearbeitung? Wo werden sie eingesetzt und woran erkennen Personaler, ob ein Bewerber auf eine solche Stelle passt? Wir erklären es Ihnen.

Mitten im Unternehmen und nah am Kunden

Auftragssachbearbeiter (w/m) sind in einer Vielzahl von Unternehmen aus den verschiedensten Bereichen und Branchen gefragt. Oftmals bilden sie mit ihrer Arbeit eine wichtige Schnittstelle zwischen dem Unternehmen, den Kunden und den Lieferanten des Unternehmens. Ihre Hauptaufgabe ist es, für den reibungslosen Ablauf bei der Auftragsabwicklung zu sorgen und Aufträge entsprechend zu bearbeiten. Hier nehmen sie Aufträge entgegen, erfassen diese im System und bearbeiten die Auftragsbestätigungen. Darüber hinaus koordinieren sie Lieferungen und sind für die gesamte Auftragsverfolgung zuständig. Damit die Aufträge auch beim Kunden ankommen, können Auftragssachbearbeiter, je nach Unternehmen, ebenso die Verantwortung für die Sicherstellung und Organisation der Logistik übernehmen. Bevor Rechnungen an die Buchhaltung weitergeleitet werden, werden diese von dem jeweiligen Auftragssachbearbeiter geprüft. Auch am Telefon machen sie eine gute Figur und sind der richtige Ansprechpartner, wenn es Fragen zu den einzelnen Aufträgen gibt. Daneben gehören auch allgemeine administrative Aufgaben und Bürotätigkeiten zum Aufgabenbereich eines Auftragssachbearbeiters. Dort übernehmen sie u.a. die Stammdatenpflege, die Terminkoordination oder unterstützen bei der Erstellung von Dokumenten.

Allroundtalente gesucht!

Auftragssachbearbeiter haben oftmals eine kaufmännische Ausbildung, z.B. als Bankkauffrau / Bankkaufmann, Industriekauffrau / Industriekaufmann, Speditionskauffrau / Speditionskaufmann, Kauffrau / Kaufmann für Groß- und Außenhandel etc., absolviert. Sie sind kommunikativ und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung aus und sollten sich stets ihrer Schnittstellenfunktion zwischen Unternehmen, Kunden und Dienstleistern bewusst sein. Dank ihrer eigenständigen und gründlichen Arbeitsweise, behalten sie Termine und Fristen immer im Blick.

Ebenso sollten sie sich gut mit dem Microsoft Office Paket auskennen und genau wissen, was sich hinter Excel, Word und Outlook verbirgt und wie man damit umgeht. Weitere EDV und IT Kenntnisse sind immer von Vorteil, wie z.B. Warenwirtschaftssysteme oder spezielle SAP Module.  Vor allem am Telefon können Auftragssachbearbeiter ihre kommunikative Seite nach außen kehren. Durch die Globalisierung und zunehmende Internationalisierung von Arbeitswelten, stehen Auftragssachbearbeiter häufig auch mit Kunden und Lieferanten rund um den Globus in Kontakt. Daher ist das Beherrschen von Fremdsprachen, wie Englisch, Französisch, Spanisch o.a. von immer größerer Bedeutung im Arbeitsalltag.

 

Sind auch Sie an einer Stelle als Auftragssachbearbeiterin bzw. Auftragssachbearbeiter in München interessiert? Hier finden Sie alle Stellen im Bereich Sachbearbeitung! Weitere Stellen finden Sie außerdem auf unserem Prokontex Stellenmarkt.

Wir sind eine auf den kaufmännischen Bereich spezialisierte Personalberatung München und haben vielleicht auch die passende Stelle für Sie!

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