Office-Management

von Prokontex Personalberatung in Blog 21/10/2016

Office-Management – was ist das eigentlich?

Office-Management ist das ein neuer Berufszweig? Oder nur eine neumodische Bezeichnung für Sekretariats- und Schreibarbeiten? Wir stellen Ihnen vor, was Office-Manager (w/m) im Arbeitsalltag tun, welche Fähigkeiten sie dafür mitbringen müssen und welche Wege in dieses Berufsfeld führen.

Büroalltag 2.0

Kaum ein Arbeitsfeld hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten so gewandelt, wie die klassische Büroarbeit. Eine Vielzahl an Programmen und Kommunikationsmitteln erleichtern die Organisation und Verwaltung. Gleichzeitig stellen sich neue Anforderungen an das Personal. Der neue Begriff spiegelt genau diese Veränderungen wider. Office Manager (w/m) bearbeiten auch klassische Sekretariatsaufgaben, verfassen Briefe, sortieren Rechnungen und beantworten telefonische Anfragen. Gleichzeitig sind andere und zusätzliche Fähigkeiten gefragt. Vor allem gilt es, den Überblick zu bewahren, um wichtige Aufgaben herauszufiltern – und zwar sowohl für den eigenen Schreibtisch, als auch für den der jeweiligen Vorgesetzten, denen ein Office-Manager (m/w) zuarbeitet. Den Arbeitsalltag einer Abteilung und ihrer Führungskräfte effizient zu organisieren, ist nämlich die Kernaufgabe des Office-Managements. Dies macht die Bürotätigkeit spannender, aber auch verantwortungsvoller.

Selbständig und vernetzt denken

Wer ist der beste Ansprechpartner für eine Kooperationsanfrage? Welche Abteilungen müssen bei der Planung eines Projektantrags einbezogen werden? Mit welchen Hotelketten gibt es einen Rahmenvertrag und wo lohnt sich die Buchung über ein Reiseportal? Gute Office-Manager (m/w) bearbeiten solche und ähnlichen Fragen eigenständig und dennoch im Sinne ihres Arbeitgebers. Selbständiges und vernetztes Denken ist daher eine Grundvoraussetzung, um eine Stelle im Office-Management erfolgreich auszufüllen. Die routinierte Arbeit mit allen gängigen Office-Anwendungen sowie schnelle und zielgerichtete Recherchefähigkeiten im Internet sollten ebenfalls selbstverständlich sein. Hinzu kommen je nach Unternehmen noch branchenspezifische Datenbanken oder Co-Working-Plattformen.

Eine vielseitige Laufbahn

Nicht nur die Aufgaben im Office-Management sind vielseitiger geworden, sondern auch die Berufswege. Eine kaufmännische Ausbildung ist nach wie vor der klassische Einstieg in dieses Arbeitsgebiet. Doch auch Projektmanager, Datenbankexperten oder Betriebswirte finden hier ein erfüllendes Tätigkeitsfeld – zumal mit der Verantwortung auch die Gehälter in diesem Bereich zugelegt haben.

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